privacy statement

Binnen onze vereniging:

worden persoonsgegevens van de leden beheerd door het secretariaat en gedeeld met het bestuur en technische leiding.

Intern voor de ledenadministratie
Interne communicatie door het secretariaat en technische leiding,
toegang tot de ledenpagina van de website, alleen e-mailadressen, via de webbeheerder. Passwords staan (ook voor de webbeheerder) versleuteld in een database op de server van One.com (webhoster).
alle mail correspondentie wordt verstuurd middels BCC zodat e-mailadressen niet vrij beschikbaar zijn, dit ter voorkoming van datalekken.

extern worden deze gegevens verstrekt aan de volgende organisaties:

KNMO voor de centrale ledenadministratie, behoudens e-mailadressen
KNMO voor deelname concoursen, behouden e-mailadressen
Gemeente voor de subsidie aanvragen, behoudens e-mailadressen
ZMB, Zeeuwse Muziek Bond, voor aanvragen jubileum diploma's, alleen naam en lidmaatschapsduur.

Hieronder een aantal vragen met antwoorden welke via de KNMO zijn gepubliceerd en daarmee ook voor onze vereniging van toepassing zijn;

Mag ik nog foto’s maken en verspreiden?

Hier verschillen de meningen, maar na overleg met verschillende partijen is dit ons advies:
Het maken en verspreiden van foto’s, die in een openbare ruimte zijn gemaakt, is gewoon toegestaan, verenigingen hoeven daarvoor aan volwassenen zelfs geen toestemming te vragen. Ook een repetitieruimte is een openbare ruimte. Als leden aangeven dat ze niet op de foto willen, is het wel verstandig om daarmee rekening te houden. En als iemand vraagt om een foto te verwijderen, is ons advies om dat zonder discussie te doen.
Als een portret niet in opdracht is gemaakt, mag het in beginsel vrij gepubliceerd worden. Dit ligt anders als de afgebeelde persoon een ‘redelijk belang’ heeft om zich tegen publicatie van zijn portret te verzetten. Vaak gaat het dan om een privacybelang.

Voor minderjarigen.

Maar ook daarover verschillen de meningen. Als een foto voor journalistieke doeleinden (en dat is alles wat niet commercieel is!) wordt gemaakt in een ruimte die vrij toegankelijk is (dus geen woonhuis of kantoor), dan mogen ook foto’s van kinderen gepubliceerd worden.

Moet ik met alle leden een lidmaatschapsovereenkomst afsluiten?

Verenigingen hoeven niet met alle leden een nieuwe lidmaatschapsovereenkomst af te sluiten. Het volstaat om leden, bijvoorbeeld in een mail, te verwijzen naar de privacystatement die op de website wordt geplaatst.

Moet ik mijn archief met persoonsgegevens vernietigen?

We hopen toch dat verenigingen niet hun oude archief met persoonsgegevens hebben vernietigd, want dat is beslist niet nodig. Deze gegevens heb je vergaard voor de wet inging. Het is wel zaak om het vanaf nu anders te doen! Stel dat je persoonsgegevens wilt bewaren om in de toekomst een reünie of lustrumconcert te organiseren, dan is dat een doelbinding! Oud-leden zullen het juist jammer vinden als ze niet op de hoogte worden gehouden van jullie nieuws. Een goede reden dus om de gegevens wel te bewaren.

Verwerkerovereenkomst met de KNMO en andere partijen

Dit vinden we zelf best een lastige. De AVG zegt dat je een verwerkersovereenkomst moet afsluiten met partijen die persoonsgegevens van jouw vereniging verwerken. Dat doen wij en de bij ons aangesloten bonden als er jubilarissen gehuldigd worden, muziekdiploma’s geprint worden of als verenigingen en individuele leden deelnemen aan wedstrijden en concoursen.